FAQ Portal de Privacidade

Para cadastrar um novo usuário no Portal acesse o menu “Administração > Usuários” e clique no botão “Criar usuário” na parte superior à direita da tela. Ao clicar será aberta uma caixa para preenchimento das informações do usuário. Após o preenchimento, clique em “Salvar” e acesse os detalhes do usuário criado na listagem.

Para remover os acessos de um usuário, basta acessar o menu “Administração > Usuários” e você verá a listagem dos usuários do sistema. Encontre o nome do usuário que deseja excluir e clique no botão de três pontos que fica na linha do nome do usuário, e depois clique em “Excluir”.

Para gerenciar as permissões de um usuário no portal, é necessário acessar o menu “Administração > Perfis”. Você irá visualizar a listagem com os cinco perfis padrões do sistema (“Master” /”Administrador”/”Officer”/”Gestor de Times”/”Usuário”). Cada perfil possui permissões padrões já determinadas que você pode acessar ao clicar no número de cada perfil da coluna “Permissões”.

Se desejar editar um perfil existente é só clicar no botão de três pontos que fica na linha do nome do perfil que deseja editar, e depois clique em “Editar”.

Se desejar criar um perfil de usuário, clique no botão “Criar perfil” na parte superior à direita da tela. Ao clicar será aberta uma caixa para preenchimento das informações do perfil e selecionar as permissões que deseja atribuir ao novo perfil.

Após criado o perfil, o mesmo poderá ser atribuído a um usuário na aba “Usuários” do menu de “Administração”. Você poderá editar as informações e perfis de um usuário existente ao clicar no botão de três pontos que fica na linha do nome do usuário, e depois clique em “Editar” e selecione o perfil no campo “Adicionar novos perfis a esse usuario*”. Também será possível criar novos usuários e atribuir o perfil recém-criado, para isso veja a pergunta deste FAQ “Como faço para cadastrar um usuário no meu portal”.

É possível ver os detalhes das permissões de cada perfil acessando “Administração > Perfis” e clicando no número de cada perfil da coluna “Permissões”. Veja os detalhes a seguir:

Para se criar um plano de ação acesse o menu “Plano de ação > Lista de planos de ação” e clique no botão “Criar plano de ação” que fica na parte superior à direita da tela e preencha os dados requisitados para início de um plano de ação: nome, descrição, responsável, data de início e data limite. Caso não for atribuído um responsável para gerir o plano de ação a partir da lista de usuários do portal, o responsável será o usuário do criador.

Para se criar uma tarefa, acesse o menu “Plano de ação > Lista de planos de ação” e clique na seta que fica na linha do nome do plano de ação existente para ver a página de detalhes. Dentro da página de detalhes, clique no botão “Criar tarefa” e preencha os dados requisitados: nome da tarefa, descrição, nome do responsável, e-mail, data de início e data limite. Depois que clicar em salvar, o status da tarefa irá mudar para “Aguardando resposta” e o responsável da tarefa irá receber um e-mail com o link da tarefa criada para que possa responder. O responsável pode ser um usuário externo ao portal, ou seja, não ter usuário cadastrado, e nesse caso o acesso será limitado à tarefa pendente.

Para responder uma tarefa o usuário pode acessar pelo sino de notificações, pela lista de planos de ações ou por link no e-mail. Em caso de usuário externo, somente poderá acessar via link por e-mail. Assim que acessada a tarefa, o usuário poderá realizar um comentário ou entregar a tarefa. Caso for entregar a tarefa deverá clicar no botão “Entregar” e será aberto um modal para registro do comentário de entrega e do upload de arquivo de forma opcional. Após salvar, a entrega será registrada na seção dos comentários e o status da tarefa irá mudar para “Em análise” até a aprovação ou reprovação do gestor da tarefa.

Para aprovar uma tarefa o usuário-gestor da tarefa pode acessar pelo sino de notificações, pela lista de planos de ações ou por link no e-mail. Assim que acessada a tarefa, o usuário poderá realizar um comentário ou aprovar/reprovar a tarefa. Caso for aprovar/reprovar a tarefa deverá clicar no botão correspondente na tela e será aberto um modal para registro do comentário de aprovação ou reprovação e do upload de arquivo de forma opcional. Após salvar, a aprovação/reprovação será registrada na seção dos comentários e o status da tarefa irá mudar para “Aprovada” ou “Aguardando resposta” (no caso de a tarefa ser reprovada). O usuário responsável por responder a tarefa será notificado via e-mail e sino de notificações sobre a movimentação de status.

A categoria de solicitação é uma fila de chamados que é configurada no sistema pelo próprio usuário. Para se configurar uma categoria de solicitação o seu usuário deve ter a permissão de “Configurar categorias de solicitações” que é nativa ao perfil-padrão de Master, Administrador ou Officer. Assim que configurada, essa categoria poderá ser selecionada na listagem quando se cria uma solicitação, e quando selecionada será registrada no portal e notificado o responsável de atendimento da categoria.

Para se configurar uma categoria de solicitação o seu usuário deve ter a permissão de “Configurar categorias de solicitações” que é nativa ao perfil-padrão de Master, Administrador ou Officer. Com a permissão definida, acesse o menu “Solicitações > Configurações de Solicitações” e clique no botão “Nova categoria” que fica na parte superior à direita da tela e preencha os dados requisitados:

assunto, nome da categoria, SLA e nome do responsável. Caso não for atribuído um responsável para gerir a categoria a partir da lista de usuários do portal, o responsável será o usuário do criador.

Obs: O box “Enviar solicitações à consultoria?” deverá somente ser marcado no caso de clientes que desejam terceirizar o serviço de atendimento de solicitações para ICTS Protiviti. Ao marcar essa opção, o usuário estará sujeito a cobranças a medida em que forem abertas solicitações na categoria configurada.

Para se criar uma solicitação acesse o menu “Plano de Ação > Minhas solicitações” e clique no botão “Criar solicitação” que fica na parte superior à direita da tela e preencha/selecione os dados requisitados para início de uma solicitação: assunto, categoria, descrição. O upload de arquivo é opcional. Depois que clicar em “Salvar”, a presente solicitação irá para o status “Em análise” até a resposta do seu responsável de atendimento e poderá ser acessada a qualquer momento via página “Minhas solicitações”. Comentários adicionais poderão ser feitos na página de detalhes da solicitação.

Para responder uma solicitação o usuário responsável pode acessar pelo sino de notificações, pelo nome da solicitação na listagem do menu “Solicitações > Gerenciar solicitações” ou por link no e-mail. Assim que acessada a solicitação, o usuário poderá realizar um comentário ou responder/cancelar a solicitação. Caso for responder/cancelar a solicitação deverá clicar no botão respectivo e será aberto um modal para registro do comentário de resposta/cancelamento e do upload de arquivo de forma opcional. Após salvar, a resposta será registrada na seção dos comentários e o status da solicitação irá mudar para “Concluída” ou “Cancelada”.

Para se criar um plano de ação vinculado à uma solicitação o usuário responsável por gerenciar uma solicitação em análise pode acessar a listagem ou a página de detalhes da solicitação pelo menu “Solicitações > Gerenciar solicitações” e clicar no botão de “três pontos” que fica na linha da solicitação na listagem ou no canto superior direito da tela de detalhes e depois selecionar a opção “Criar plano de ação”. Depois disso o usuário será direcionado para uma página de criação de plano de ação. Esse plano de ação será vinculado a solicitação, ou seja, assim que concluído a última tarefa pendente do plano de ação o usuário poderá concluir automaticamente a solicitação.

Para se criar uma política ou normativo o seu usuário deve ter a permissão de “Gerir políticas e normativos” que é nativa ao perfil-padrão de Master, Administrador ou Officer. Com a permissão definida, acesse o menu “Políticas e normativos> Lista de políticas e normativos” e clique no botão “Criar política/normativo” que fica na parte superior à direita da tela e preencha/selecione os dados requisitados: Nome da política, tipo de documento, versão, abrangência, categoria, periodicidade de revisão, lembrete de revisão, data de início, data final, data de revisão, nome e e-mail dos encarregados de aceite e nome do aprovador. Após criada a política, os aprovadores primeiro receberão a notificação via sino de notificações e via e-mail, e após a aprovação, os encarregados de aceite serão notificados via sino de notificações e via e-mail para dar o aceite.

Os encarregados de aceite podem ser usuários internos ou externos ao sistema, os quais irão somente visualizar a política e aceitá-la. Se desejar, você pode importar uma lista de nome e e-mails via planilha para facilitar o preenchimento, é só baixar o modelo no botão “Download do modelo de planilha”.

Os aprovadores precisam ser necessariamente usuários cadastrados no sistema.

A política ou normativo público poderá ser publicada fora do portal a partir de um link para que usuários externos possam visualizá-la. Esse link pode ser gerado na própria tela de detalhes da política. A tela pública de detalhes da política e normativo é bem mais resumida e por lá apenas serão vistas as informações de nome do documento, versão e o pdf.

No caso de política ou normativo privado, estes poderão ser acessados somente pela listagem via portal com login e senha. Já aqueles que forem confidenciais, apenas o usuário criador e os usuários apontados como encarregados de aceite ou aprovadores que poderão visualizar o documento via listagem no portal.

Assim que criada uma política/normativo, se esta possuir usuários aprovadores a política irá para o status de análise para aprovação e depois de aprovada irá para o status de aguardando aceite. Se não houver aprovadores ela irá automaticamente para “aguardando aceite”. Nesse momento todos os usuários apontados como encarregados de aceite no momento de criação da política, sejam eles internos ou externos ao portal, receberão um e-mail informando que uma nova política foi criada e está aguardando o seu aceite. Ao clicar no link, o usuário poderá visualizar os detalhes e o arquivo da política e na tela em sua parte inferior à direita haverá o botão para dar o aceite na política. Esse aceite será registrado na tela de detalhes da política, na aba “Lista de aprovadores e encarregados de aceite”.

Apenas usuários do portal que possuem o perfil de “Master” / “Administrador” / “Officer” e ou outro perfil que possua de forma personalizada a permissão de “Aprovar políticas/normativos”

Assim que criada uma política/normativo, se esta possuir usuários aprovadores a política irá para o status de análise para aprovação. Nesse momento todos os usuários apontados como aprovadores no momento de criação da política, os quais necessariamente precisam ser usuários cadastrados no portal e com permissão de aprovador, receberão um e-mail informando que uma nova política foi criada e está aguardando sua aprovação. Ao clicar no link, o usuário poderá visualizar os detalhes e o arquivo da política e na tela em sua parte inferior à direita haverá o botão para aprovar ou reprovar a política. Essa aprovação/reprovação será registrada na tela de detalhes da política, na aba “Lista de aprovadores e encarregados de aceite”. Caso reprovada, a política precisará ser renovada pelo usuário-criador e passar novamente por uma aprovação.

Em caso de vencimento do prazo de uma política essa precisa ser renovada. O usuário criador/gestor da política pode acessar o menu “Políticas e Normativos > Lista de políticas e normativos” e verá a listagem de políticas do sistema. Encontre o nome da política que deseja renovar e clique no botão de três pontos que fica na linha do nome da política, e depois clique em “Renovar”. Irá abrir uma tela para edição dos dados de detalhes da política e de seu arquivo e após preenchido, o usuário irá clicar no botão de “Salvar”. Assim que salva, a versão antiga da política irá para a aba “Histórico de versões” que pode ser acessado a qualquer momento pela página de detalhes da política e a versão nova que irá ficar em vigência e sujeita a aprovação e aceite se for o caso.

O ROPA (Record of Processing Activities) é o registro de todas as operações que envolvam dados pessoais, devendo ser realizado por controladores e operadores, especialmente quando a base legal do tratamento for o legítimo interesse. O ROPA é mencionado no artigo 30 do GDPR (General Data Protection Regulation), sendo fundamental a sua elaboração. Na LGPD – Lei Geral de Proteção de Dados Pessoais (Lei nº 13.709/2018) – encontramos correspondência, no artigo 37, devendo ser elaborado por controladores e operadores.

Em nosso Portal de Privacidade cada ROPA equivale a uma atividade de tratamento a ser mapeada, a qual será criada a partir de um mapeamento de dados ou de uma importação via excel.

O usuário-padrão possui permissão para criar o ROPA. Para se criar um ROPA, acesse o menu “ROPA> Lista de ROPAs” e clique no botão “Criar mapeamento” que fica na parte superior à direita da tela e preencha/selecione os dados requisitados: Nome do mapeamento, criar/selecionar departamento a ser mapeado e selecionar/criar as atividades relativas ao departamento. Após criado o mapeamento, cada atividade se selecionada ou criada se tornará um ROPA pendente de preenchimento que poderá ser acessado a partir da listagem. Na listagem, encontre o ROPA que deseja preencher e clique no botão de três pontos que fica na linha do nome do usuário, e depois clique em “Editar”. Irá abrir uma tela para edição dos dados de preenchimento do ROPA em sete passos e após preenchido, o usuário irá clicar no botão de “Salvar”. Assim que salva, o ROPA muda para o status de preenchido.

No preenchimento do formulário o usuário precisará apontar o usuário responsável e os usuários aprovadores do ROPA e sua data de revisão. Assim que essa data chegar o ROPA precisará ser renovado.

Apenas usuários do portal que possuem o perfil de “Master” / “Administrador” / “Officer” e ou outro perfil que possua de forma personalizada a permissão de “Aprovar ROPAs”

Assim que criado um ROPA, todos os usuários apontados como aprovadores no momento de preenchimento do formulário, os quais necessariamente precisam ser usuários cadastrados no portal e com permissão de aprovador, receberão um e-mail informando que uma novo ROPA foi criado e está aguardando sua aprovação. Ao clicar no link, o usuário poderá visualizar os detalhes do ROPA e na tela em sua parte inferior à direita haverá o botão para aprovar ou reprovar o ROPA. Essa aprovação/reprovação será registrada na tela de detalhes do ROPA, na aba “Lista de aprovadores”. Caso reprovado, o ROPA precisará ser renovado pelo usuário-criador e passar novamente por uma aprovação.

Em caso de vencimento do prazo de um ROPA essa precisa ser renovada. O usuário criador/gestor da política pode acessar o menu “ROPA > Lista de ROPAs” e verá a listagem do sistema. Encontre o nome do ROPA que deseja renovar e clique no botão de três pontos que fica na linha do nome do ROPA, e depois clique em “Renovar”. Irá abrir uma tela para edição dos dados de detalhes do ROPA e após preenchido, o usuário irá clicar no botão de “Salvar”. Assim que salva, a versão antiga do ROPA irá para a aba “Histórico de versões” que pode ser acessado a qualquer momento pela página de detalhes do ROPA e a versão nova que irá ficar em vigência e sujeita a aprovação se for o caso.

É possível importar os ROPAs via planilha de Excel por meio da página de listagem de ROPAs no botão “Importar ROPAs” que fica na parte superior da tela e é necessário utilizar a planilha padrão que pode ser baixada na mesma tela. Siga as instruções da planilha para preenchimento e acompanhe o upload pelas notificações ou pelo menu “Administração > Importações/Exportações”.

É também possível importar/exportar o ROPA de forma individual na própria tela de detalhes do ROPA criado no sistema.