Para cadastrar usuários, acesse o menu de administração, submenu gerenciar usuários, e clique para cadastrar um usuário. Nesta etapa, será necessário o preenchimento do nome completo do usuário, e-mail, telefone, perfil, idioma e disparo de notificações. Para o usuário de perfil analista, será possível selecionar quais tipologias e localidades ele poderá acessar.
Obrigatoriamente o perfil do primeiro usuário cadastrado será o de um gestor.
Para remover os acessos de um usuário, basta acessar o menu de administração, submenu gerenciar usuários e clicar no ícone de inativar que aparece na linha do nome.
Para reativar os acessos de um usuário, basta acessar o menu de administração, submenu gerenciar usuários e clicar no ícone de ativar que aparece na linha do nome.
Para editar os acessos de um usuário, basta acessar o menu de administração, submenu gerenciar usuários e clicar no ícone de edição que aparece na linha do nome. Com exceção do campo e-mail, todos os outros poderão ser alterados.
A restrição ocorre somente para os usuários de perfil analista. Ao cadastrar um usuário neste perfil, será possível informar quais localidades e tipologias ele deverá ter acesso.
O usuário master não terá acesso aos relatos do canal, mas será responsável por toda a personalização da página de captação, desde a definição da URL, logo, cores da página, localidades e tipologias do canal e que estarão disponíveis ao manifestante que acessar o site e cadastrar um relato. Além disso, poderá cadastrar os usuários que farão a gestão dos relatos, e gerenciar a assinatura do canal.
O sistema autoriza apenas uma pessoa com perfil master.
O usuário com perfil gestor fará a gestão e apuração dos relatos. Poderá visualizar todos os incidentes, independente da localidade e tipologia definida. Além disso, conseguirá alterar as classificações dos relatos, inclusive, o fluxo delas.
Você deverá definir um usuário como gestor padrão. Este usuário receberá os relatos na hipótese de todos os usuários do canal serem citados.
O usuário com perfil analista, assim como o gestor, também será responsável pela apuração dos relatos, no entanto, poderá ter acesso restrito aos protocolos a partir da tipologia e/ou localidade definida. Este usuário não conseguirá alterar os campos de localidade, impacto, tipologia e fluxo.
Para customizar a URL da página, cores, logo e textos, acesse o menu de personalização da página.
O primeiro campo corresponde a URL que ficará no ar e disponível aos relatores que desejarem relatar alguma situação no canal. Será possível customizar o sufixo da URL com o nome da sua empresa, por exemplo. Lembre-se, após divulgar a URL do canal, sugerimos que não faça mais alterações.
Nos campos de cor primária e secundária, será possível a alteração das cores das páginas. As cores da sua marca podem ser uma referência para essas personalizações.
Neste mesmo menu, etapa de identidade visual, será possível a inserção do logo, imagem do site e customização dos textos da página.
Para visualizar as atualizações antes de publicá-las, basta clicar no botão de prévia da página.
No submenu de personalização da página, na etapa 2, de localidade e tipologia, será possível criar localidades e se necessário sublocalidades. Estas informações serão utilizadas pelo seu manifestante e irão auxiliar o usuário responsável pela apuração a entender onde a situação se passa para iniciar o processo investigativo.
No submenu de personalização da página, na etapa 2, de localidade e tipologia, será possível selecionar quais tipologias fazem sentido para sua operação, além de definir qual o impacto de cada uma delas em sua empresa. Nós oferecemos as nossas sugestões de impacto, mas fique à vontade para alterá-la de acordo com perfil da sua empresa.
O impacto será classificado sistemicamente e o relator não terá acesso via página de captação dos relatos.
No menu de relatos estarão os protocolos recebidos no canal. Neste primeiro painel, haverá o ID, ou seja, o sequencial do relato, o número de protocolo, responsável pela apuração, data de criação, tipo do incidente, impacto, localidade e status.
Nesta página inicial será possível filtrar os relatos por status, ou seja, visualizar os relatos de acordo com os status: aberto, em análise ou finalizado. Filtrar por data de abertura dos relatos, responsável pela apuração, número de ID, protocolo e palavras chaves.
Ao clicar para buscar, o sistema trará os resultados e no limpar filtros, os filtros serão removidos e a lista retornará para ordenação original.
Ao clicar sobre o ícone da linha do protocolo, você será direcionado para tela de detalhe do relato e visualizará o caso completo.
Para assumir a apuração de um relato, acesse o protocolo e clique em “assumir apuração”. Após isso, o seu nome estará vinculado ao caso.
Esta nomeação não impede que outros usuários visualizem o relato completo e a atualização das informações, mas oferece aos usuários uma organização dos casos e quais são os seus respectivos responsáveis. Além disso, há a possibilidade de outro assumir a apuração, essa nova atribuição ocorrerá no período de férias do responsável original, por exemplo.
Para delegar a apuração, siga o fluxo acima, mas clique em “delegar apuração”. Após isso, será aberto um campo para selecionar o usuário que assumirá a manifestação e dará início a apuração. Apenas usuários com perfil de gestores poderão delegar apuração a outro usuário.
Ao acessar os detalhes do relato, os campos de impacto, localidade, tipo do incidente e fluxo estarão abertos para alteração por parte do usuário gestor. O usuário analista não terá essas classificações abertas ao usuário dele.
O botão “Acionar Aliant” está disponível em todos os protocolos recebidos na plataforma e poderá ser utilizado para solicitar uma proposta de investigação aos consultores da Aliant, para isso, basta clicar no botão e descrever a sua necessidade que em seguida a equipe de consultores entrará em contato via e-mail ou telefone.
Ao acessar o relato completo, clicando em histórico de movimentações, haverá detalhes sobre quem acessou o caso e aplicou alterações, assim como a data de acesso.
Ao acessar o relato completo, em “Workflow de apuração”, será possível contatar pessoas externas, que não são usuárias do canal, e precisam contribuir com processo investigativo.
Para isso, após assumir a apuração, dentro do menu de “Workflow de apuração”, clique em “criar tarefa” e preencha os campos obrigatórios. Em descrição, descreva a solicitação; e, em data, estipule um prazo de retorno.
Ao criar uma tarefa, automaticamente o seu status será “aguardando resposta” e, assim que respondida pelo usuário externo, o solicitante receberá uma notificação para validar a resposta; sendo esse o caso, concluirá a tarefa clicando em “finalizar”.
O usuário solicitante de uma tarefa com status de “aguardando resposta” pode: 1) enviar um lembrete ao usuário externo; 2) editar ou arquivar uma tarefa e 3) concluir a tarefa.
Abaixo os status das tarefas:
Aguardando resposta: ainda no prazo de resposta
Concluída: concluída dentro do prazo de resposta
Concluída fora do prazo: concluída fora do prazo de resposta
Atrasada: aguardando resposta após o prazo de resposta
Importante: o usuário externo visualizará somente a descrição da tarefa e responderá a solicitação a partir de uma página não logada do sistema. A funcionalidade está disponível no plano avançado.
Para contatar o relator, acesse o protocolo e clique em “contato com relator”. Nesse menu, haverá um espaço para posicionar o relator sobre o andamento da apuração ou fazer algumas perguntas que possam auxiliar na apuração do caso.
Nesse mesmo menu, você encontra as informações adicionais inseridas pelo relator após o cadastro do protocolo.
Para anotar informações relevantes sobre a apuração do caso, acesse o protocolo e clique em “apuração interna”. Nesse menu, haverá um espaço para documentar a apuração e constatações levantadas após as investigações. Este não é um campo obrigatório.
Para finalizar um relato, clique em “concluir relato”, ainda no menu de detalhes do relato e escolha o tipo de finalização que mais se encaixa. Caso queira reabrir o caso e continuar com a apuração, clique em “reabrir relato”.
Abaixo as opções para qualificar a conclusão final:
Procede: utilizado quando é possível comprovar os fatos descritos pelo denunciante;
Procede parcialmente: utilizado quando as informações passadas permitem comprovar parcialmente os fatos descritos;
Não procede: utilizado quando as informações relatadas não são procedentes;
Dados Insuficientes: utilizado quando não existem informações mínimas para iniciar a apuração do caso;
Não conclusivo: utilizado quando as informações relatadas permitem iniciar uma apuração, porém não é possível comprovar o caso;
Fora do Escopo: utilizado quando a situação descrita no relato não é atendida pelo canal;
Não válido: utilizado para os casos registrados como “testes”.
No menu de Dashboard estão indicadores importantes do seu canal. A visualização dessas informações será de acordo com perfil do usuário.
Serão dois painéis, o de operação e o de gestão. Para ambos os painéis, será possível a ocultação dos gráficos que não gostaria de visualizar e a alteração da ordem deles.
Você também poderá filtrar as informações por responsável pela apuração, tipologia e data das ocorrências.